Termen:

Database
Een gestructureerde verzameling van gegevens.

Tabel
Een database is opgebouwd uit verschillende tabellen. Tabelnamen moeten uniek zijn. In een tabel worden een aantal velden gedefinieerd waarin de gegevens opgeslagen kunnen worden.

Veld
Een tabel bestaat uit een aantal velden. In de velden staan de gegevens van de database. In de onderstaande tabel zijn de veldnamen aangegeven met rood.

Het bovenstaande overzicht bestaat uit een database met de naam "Verkoop". Deze database bestaat uit twee tabellen: "Klanten" en "Producten". De tabel "Klanten" bestaat vervolgens weer uit twee velden: "Achternaam" en "Adres".

Record
Een record in een database zijn is een aantal gegevens dat in een tabel bij elkaar hoort. Elk record moet op een manier uniek zijn om ervoor te zorgen dat het record teruggevonden kan worden. Dit wordt meestal gedaan door een veldnaam met "ID" op te nemen in de tabel. In het onderstaande voorbeeld is een record met grijs aangegeven.

Database Verkoop - Tabel Klant

Primaire Sleutel
Het belangrijkste onderdeel van de database is de primaire sleutel. Dit is een unieke waarde waarmee je een record kan terugvinden. Het "ID" veld wordt meestal als primaire sleutel gebruikt. In Access wordt hier meestal "Autonummering" voor gebruikt. Dit zorgt ervoor dat elk record automatisch een uniek nummer krijgt. Het primaire sleutel veld wordt ook gebruikt bij het koppelen van tabellen. Hier komen we nog op terug. In het bovenstaande voorbeeld zijn de nummers 1, 2 en 3 de primaire sleutels.

Datatype
In Access, en alle andere databases, moet je bij het opgeven van de veldnamen aangeven wat voor type gegevens er in het veld moeten worden opgeslagen. De belangrijkste hiervan zijn:

Tekst, voor teksten tot 255 karakters. Dit veld is bedoeld voor kleine stukjes tekst, bijvoorbeeld een naam.
Memo, geschikt voor grote stukken tekst. Er kunnen in een memoveld tot 65.535 karakters worden gezet.
Datum/tijd, hierin kunnen datum en tijd gegevens worden opgeslagen. Deze velden zijn er op gemaakt om op datum en tijd te kunnen zoeken. Wanneer je een datum in een tekst veld zet is deze extra mogelijkheid niet aanwezig.
Nummer, in dit veld kunnen nummers worden gezet. Dit zijn nummers waarmee later ook een berekening gedaan kan worden. Telefoonnummers horen niet in dit veld thuis, omdat je met dat nummer geen berekeningen hoeft en kan doen. Wel kan hier bijvoorbeeld het artikelnummer van een product in geplaatst worden (dit nummer kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor de primaire sleutel, mits hij uniek is).

Relaties
Met relaties kunnen koppelingen tussen tabellen worden aangelegd. Op deze manier kan je bijvoorbeeld je "verkooptabel" koppelen aan je "producttabel" om er te kunnen kijken welke producten er verkocht zijn. Het is erg belangrijk om geen dubbele gegevens in de database te hebben (hiervan wordt de database traag en dit kan voor allerlei problemen zorgen). Daarom hebben relationele databases zoals Access de mogelijkheid om tabellen te koppelen. Door relaties te leggen tussen tabellen hou je de gegevens ook goed gestructureerd en bij elkaar. In de volgende hoofdstukken zal hier veel dieper op worden ingegaan.

Redundantie
Er treedt redundantie op wanneer er gegevens meerdere malen in de database voorkomen. In het onderstaande voorbeeld staan redundante gegevens (Grijs).

In het grijs zijn de redundante gegevens aangegeven. In een database mogen dit soort dubbele gegevens niet voorkomen. De twee vet gedrukte postcodes zijn niet redundant. Dit komt omdat Joop en Jan niets met elkaar te maken hebben. De gegevens Jan, Straat 1 en 1111 AB bij de redundante gegevens horen wel bij elkaar.

In een database mogen gegevens wel meerdere malen voorkomen, maar wanneer er samenhangende gegevens vaker voorkomen zal dit in een aparte tabel moeten worden geplaatst. Het is niet erg als dit nu nog onduidelijk is. Dit is een erg belangrijk deel van de opbouw van een database. Om deze reden wordt samen met de relaties en primaire sleutels (ze hebben allemaal met elkaar te maken) in de volgende hoofdstukken verder op ingegaan.

1 2 3

Volgend hoofdstuk